企業部門職能(néng)設計策略簡述

2018-06-02 08:01 老黃牛

企業部門職能(néng)設計策略簡述
（以采購(gòu)部職能(néng)設計為(wèi)例）

 
       “鞏老師，您是做咨詢的，一定有很(hěn)多(duō)資料，您能(néng)不能(néng)給我提供一個做的比較好的采購(gòu)部門的部門職能(néng)說明書？我問他(tā)怎麽了，他(tā)說我們公司原有的部門職能(néng)說明書執行的不太好，因此，我們想做一個更好的，如果您能(néng)給我一個更好的部門職能(néng)說明書，我們可(kě)以參考一下。我說部門職能(néng)說明書沒有最好的，隻有适合的，而是否适合取決于企業的背景”以上這樣的對話和請求，我經曆了很(hěn)多(duō)次，但是我發現我越是想給對方說明白，對方反而認為(wèi)我是想有所保留。
        為(wèi)什麽會這樣呢(ne)？後來我發現，這源于很(hěn)多(duō)人缺乏組織制度設計的理(lǐ)論知識，從而将組織制度設計過程考慮的過于簡單化。為(wèi)了幫助人們轉變觀念，我将從基本概念、設計原理(lǐ)、相關案例方面做一些知識普及，希望能(néng)對需要進行組織制度設計的人們有所啓發。
 
1基本概念

1.1采購(gòu)業務(wù)流程
1.1.1采購(gòu)業務(wù)流程的定義：采購(gòu)業務(wù)流程是指為(wèi)企業内部客戶提供物(wù)資資源供應支持，推動内部客戶工作(zuò)有效開展的流程。
1.1.2采購(gòu)業務(wù)流程的作(zuò)用(yòng)：供應及時、質(zhì)量穩定、減少誤工，滿足内部客戶（物(wù)資使用(yòng)部門）的需要。
1.1.3常見的采購(gòu)業務(wù)流程：供應商選擇流程、供應商開發流程、供應商維護流程、供應商評估流程、物(wù)資需求申請流程、供應商詢價流程、采購(gòu)合同簽訂流程、物(wù)資接收流程、物(wù)資領用(yòng)流程、付款流程等等。

1.2業務(wù)控制流程
1.2.1業務(wù)控制流程的定義：業務(wù)控制流程是指為(wèi)了保證業務(wù)流程有效運行的流程。
1.2.2業務(wù)控制流程的作(zuò)用(yòng)：預防腐敗、減少差錯、控制風險、降低成本，滿足股東的需要。
1.2.3常見的業務(wù)控制流程：預算流程、計劃流程、審核流程、審議流程、審批流程、審計流程、決算流程等等。
 
2采購(gòu)部職能(néng)設計

2.1設計原理(lǐ)
 采購(gòu)部職能(néng)内容主要以下幾個方面決定：
（1）供應物(wù)質(zhì)規模；
因為(wèi)物(wù)質(zhì)供應規模越大，采購(gòu)業務(wù)活動的規模也就越大，業務(wù)活動的規模越大，那麽越需要業務(wù)流程進一步分(fēn)工，而從降低單一崗位的勞動強度，提高單一崗位的專業化程度。
（2）企業的業務(wù)戰略要求；
    因為(wèi)不同的業務(wù)戰略對采購(gòu)業務(wù)活動的要求不一樣。比如以質(zhì)量為(wèi)優先級的企業業務(wù)戰略，那麽就需要保障采購(gòu)業務(wù)活動是以質(zhì)量為(wèi)優先級，因此，就需要企業設計更加精(jīng)準的采購(gòu)業務(wù)流程，也就需要采購(gòu)部職能(néng)設計的更加精(jīng)準。
（3）與采購(gòu)業務(wù)相關部門職能(néng)的情況；
    采購(gòu)業務(wù)流程與業務(wù)控制流程貫穿了企業内部多(duō)個部門，為(wèi)了保證整個流程的順暢，就需要平衡采購(gòu)部職能(néng)與其它部門職能(néng)之間的關系，否則就會因為(wèi)某一個環節的瓶頸，導緻采購(gòu)部職能(néng)無法正常履行。
（4）企業老闆的放權意願。
    企業規模不斷成長(cháng)的過程，就是企業老闆不斷放權的過程，但是由于企業老闆的工作(zuò)習慣，在企業規模小(xiǎo)的時候，曾經承擔了大量的采購(gòu)業務(wù)流程工作(zuò)，那麽當企業規模不斷成長(cháng)的時候，如何放權，如何解決放權後的控制問題，都是需要精(jīng)心設計的。

2.2設計舉例
2.2.1供應物(wù)資規模較小(xiǎo)、追求靈活性的小(xiǎo)企業；

在追求靈活性的小(xiǎo)企業，采購(gòu)部門職能(néng)主要負責物(wù)資的接收工作(zuò)，整個采購(gòu)業務(wù)流程幾乎沒有控制流程，而是靠企業老闆承擔采購(gòu)業務(wù)關鍵環節來控制風險。
2.2.1供應物(wù)質(zhì)規模相對較大、追求供應穩定的中小(xiǎo)型企業；
 
   在供應規模較大、追求運營穩定的中小(xiǎo)企業，采購(gòu)部門承擔的主要職能(néng)是負責按照企業老闆供應商選擇标準的要求開發備選供應商，負責定期的供應商洽談與詢價，負責與供應商簽訂合同，負責物(wù)資的接收工作(zuò)等等。由于供應規模較大，而企業老闆又沒有太多(duō)的精(jīng)力親自承當采購(gòu)業務(wù)流程的責任，因此隻能(néng)通過設計和承擔一些控制流程，比如供應商的審批、物(wù)質(zhì)需求申請的審批，來降低成本、預防腐敗。
 

青牛經營咨詢技(jì )術研究院鞏老師
2018年6月1日